9 comportamientos que matan tu productividad — y cómo modificarlos

Ariana Escobar es directora creativa de Hipertextual y estrena el espacio de posts de invitados para el blog de MailTrack.io. ¿Interesado en publicar en nuestro blog? Contáctanos 🙂

 

Mejorar la productividad no consiste sólo en ser más eficiente, invertir mejor el tiempo o producir más. Desde mi punto de vista, se trata de optimizar al máximo tu forma de trabajo para trabajar más contento y vivir mejor.

La mayor parte de nuestros días transcurren en oficinas o puestos de trabajo que, por razones propias o ajenas a nosotros, pueden ser entornos de mucha presión y malestar. En mi opinión, si el trabajo te gusta, puede ser divertido y satisfactorio, sin resignarnos a pasar todas esas horas de nuestros días de una mala forma. Invirtamos todo lo que esté a nuestro alcance para que sea la mejor experiencia posible y, como consecuencia directa, nuestra productividad mejorará sin ningún esfuerzo extra.

Los siguientes 9 comportamientos son algunos de los síntomas de incomodidad y malestar más frecuentes en el trabajador moderno que muy pocos identifican. Con una mínima inversión de tiempo, introspección y, en algunos casos, dinero, el cambio de ciertos hábitos nos proporcionará un retorno de inversión incalculable y duradero.

1. Usar únicamente las herramientas que conoces

Nunca verás a un maratonista correr con zapatillas inadecuadas. Lo más probable es que invierta en la mejor marca, y en calzado adaptado para su tipo de pisada y pie. Lo mismo ocurre con un fotógrafo profesional, que preferirá invertir lo necesario en su equipo fotográfico. ¿Por qué no es igual en todas las profesiones?

Sea cual sea la causa (poco interés, poco dinero, pereza, etc.) es común ver a personas trabajar con herramientas que ya tenían o con las primeras que les dieron o se encontraron. En casos puntuales no es grave, como una tijera para cortar un papel muy ocasionalmente. Pero cuando se trata de las herramientas que usamos cada día en nuestro trabajo, no invertir en ellas es un error tremendo.

Tools

Piensa en tu trabajo diario y en las herramientas que usas, que pueden ir desde un objeto físico como un teclado hasta un programa como Photoshop, y pregúntate:

  • ¿Esta herramienta cumple realmente todas mis necesidades? ¿No habrá una mejor alternativa que no conozca y me pueda funcionar mejor?
  • ¿He considerado bien la compra/uso de esta herramienta? ¿Es realmente buena o es una herramienta mediocre?
  • ¿Me hace más fácil el trabajo o es complicado trabajar con ella?

Si algo tiene que ser útil, cómodo y bueno son tus herramientas de trabajo. Tu rutina diaria puede mejorar enormemente con las herramientas correctas.

2. No invertir dinero en tu espacio de trabajo ni optimizarlo

Yo tengo un trabajo de escritorio, soy diseñadora y paso muchas horas al día sentada frente a un ordenador. Si pasara esas horas incómoda, seguramente mi trabajo me generaría demasiada frustración, sería poco productiva y mis resultados finales no serían tan buenos como podrían serlo.

Además de pensar en tus herramientas, debes tener en cuenta tu espacio de trabajo. En mi caso es el escritorio, la silla, el monitor, el stand de mi laptop y, sobre todo, la habitación en la que estoy (su iluminación, su temperatura…). Por supuesto todo eso varía en función del tipo de trabajo y de muchas otras cosas que pueden escapar a tu control.

Workspace

Lo realmente importante es que seas consciente de todos esos elementos de tu espacio de trabajo y que reconozcas la influencia que tienen en tu productividad diaria. Cuánto, cuándo y en qué invertir dependerá de las circunstancias de cada uno. No sólo para optimizar tu productividad, sino también por cuestiones de salud y de poder disfrutar más de lo que haces cada día.

¿Te sientas todos los días en una silla durante horas? Ahorra y cómprate una buena silla que no te destroce la espalda y te mantenga realmente cómodo durante toda la jornada. ¿Eres escritor o programador? A lo mejor deberías considerar un buen teclado mecánico para hacer tu trabajo. Mira a tu alrededor y hazte estas preguntas. Estoy segura de que encontrarás muchas cosas que puedes optimizar.

3. Llegar a la oficina y empezar a trabajar inmediatamente

Quizás lo normal para ti al llegar a la oficina es ir directamente a tu escritorio y empezar a trabajar, ¿no?. En mi caso, he descubierto que comienzo mejor el día y soy más productiva cuando, al llegar, sigo una rutina concreta.

Es una rutina muy sencilla, que consiste en colocar todas mis herramientas de trabajo de la forma en que me gusta, poner mi bolso en algún lugar donde no me moleste, buscar mi botella de agua y dejarla en el escritorio… Además de otros hábitos personales que al fin y al cabo me ayudan a estar más concentrada.

Routine

Esta rutina no me toma más de 5 minutos, prepara mi espacio para que pueda trabajar como me gusta y activa inmediatamente mi mentalidad productiva. Al finalizar, siento que mi mente pasa instintivamente al modo trabajo. No tengo que hacer ningún esfuerzo extra para empezar el día, sino que la jornada simplemente fluye.

Obviamente, no te invito a seguir exactamente mis hábitos. Lo que sin duda es importante es descubrir el método que activa tu ánimo de trabajo para empezar la mañana con la mejor actitud posible.

4. Confiar demasiado en tu cerebro

Uno de mis mayores errores en cuanto a mi productividad ha sido confiar solo en mi cerebro y, más concretamente, en mi memoria, mi energía, mi fuerza de voluntad y mi capacidad de priorizar tareas. Nuestra energía no es eterna y, con el paso de las horas, lo único que hace es descender. Nuestra atención es como un gatito persiguiendo un puntero láser, y la fuerza de voluntad se agota demasiado rápido. Una vez lo entendamos y aceptemos, podremos moldear nuestro día y método de trabajo en base a esa realidad.

Cat Laser

Mi memoria no es infalible, y por eso decidí empezar a utilizar el método Bullet Journal con el fin de no olvidarme de las cosas importantes. Para combatir la falta de energía y de fuerza de voluntad que me ataca durante la tarde, intento trabajar durante la mañana en las tareas más creativas o que requieren más esfuerzo mental, y dejar para el final del día lo más automático y fácil de mi trabajo.

Mi consejo es que no confíes demasiado en tu cerebro, que conozcas tus tiempos y tus niveles de energía, que te sientes a pensar cómo saboteas tus objetivos — ya sea consciente o inconscientemente –, y que busques un soporte o método para que no recaiga todo exclusivamente en ti. ¿Te cuesta despertarte? Hay mil aplicaciones que no pararán de sonar hasta que no te levantes. ¿Te distraen constantemente las notificaciones de tu móvil? Activa el modo “no molestar” cuando llegues a la oficina y te olvidarás de él.

5. Esperar a que la musa decida aparecer

Esto aplica más a trabajos creativos, pero creo que puede ayudar incluso a los más técnicos. Seamos realistas: que la inspiración llegue de repente es la excepción y no la norma. Los buenos resultados suelen empezar por algo básico y rudimentario, que se mejora constantemente hasta obtener  lo que se busca.

Creativity

No esperes a que te llegue la idea del siglo: simplemente empieza. Empieza a escribir, a diseñar, a programar… Lo primero que saldrá probablemente no sea perfecto, pero no importa. Lo que importa es que tienes un punto de partida y puedes mejorarlo, en vez de darte cabezazos contra un lienzo en blanco que nunca evoca nada, y que suele llevarnos directamente a procrastinar.

6. Ser un esclavo del correo electrónico

Directamente relacionado con mi consejo de empezar por los objetivos más complejos y que requieren más esfuerzo cognitivo, se encuentra el correo electrónico –. El gran obstáculo diario del que todo el mundo habla, critica y es partícipe. No es mi intención hablar aquí de las bondades o maldades del email. Es una de mis herramientas principales de comunicación además de una gran herramienta de trabajo, al igual que es innegable lo contraproducente que suele resultar con nuestra productividad.

Por un lado están las notificaciones que saltan en el escritorio, en el móvil, o incluso ambas a la vez, que acaban completamente con tu concentración. Por otro, el peso y la culpa que implica tener emails sin responder y, por tanto, que haya personas esperando tus respuestas. A la vez, nos encontramos con lo fácil (en general) que es responderlos, factor clave para detener cualquier otra tarea y responder inmediatamente a ese mail que acabamos de recibir.

Email tricks

Contestar rápido a ese email, en principio, suena bien. El problema surge cuando responderlo implica parar el proyecto en el que estabas trabajando, que no puedas volver a concentrarte, y que la distracción vaya a más (ya que has contestado un mail, por qué no revisar Twitter, ¿no?), hasta que en cinco minutos llegue otro mail… En fin, todo empieza a dejar de sonar tan bien.

Si revisas constantemente tu bandeja de entrada durante el día y tu productividad es baja, pongo la mano en el fuego a que ambas cosas están directamente relacionadas.

Mi consejo aquí es simple:

  • Establece un par de momentos del día para revisar el correo. Podría ser uno por la mañana, otro antes o después de comer, y un último antes de irte a casa.
  • Considera si realmente te hace falta tener las notificaciones del correo activadas, o si la mayoría puede esperar a ese momento del día que ya definiste antes. Si no es suficiente, déjalas activadas, pero cuando trabajes en un proyecto muy importante o urgente, desactívalas momentáneamente o activa el modo “no molestar”.
  • No revises tu correo al despertar. Deja que tu rutina previa a la oficina sea sólo para ti, que no incluya preocupaciones laborales o la presión de mails sin responder.
  • POR FAVOR, no uses tu correo electrónico como una lista de tareas ni permitas que otros lo usen así contigo. Considera, en cambio, usar las herramientas más indicadas para ello (como Trello para trabajo en equipo o Todoist para organización personal). Reducirás en gran número los mails que recibes y que te interrumpen a diario.

Suena complicado, pero es posible. Además, si sólo respondes mails en horas determinadas, quienes trabajan contigo se adaptarán poco a poco a esperar respuesta en esos momentos y no estarán impacientes durante todo el día. Si algo es realmente urgente, no te preocupes: encontrarán la forma de llegar a ti.

7. Ajustar tus tiempos a los de una máquina o al de otros

Uno de los consejos más comunes que he leído y escuchado desde que empecé a interesarme por la productividad habla del control del tiempo y la forma de repartirlo. En concreto, me refiero a métodos como Pomodoro o a la Regla de los 2 minutos, que sin duda ayudan a mucha gente.

Sin embargo, por mi experiencia, encuentro esos métodos contraproducentes. Pomodoro establece que trabajes en intervalos de 25 minutos con descansos de 5 minutos entre cada tarea. En teoría suena bien (y de nuevo, para mucha gente es la forma correcta), pero en la práctica los humanos no somos tan robóticos o programables, y cada uno necesita tiempos diferentes. Habrá días, personas o casos que requieran trabajar sin parar durante una hora, o necesitar descansos de veinte minutos. Al final, seguir a rajatabla esos tiempos establecidos por una máquina acaba ejerciendo más presión que ayuda.

Timing

Lo ideal es aplicar un poquito de introspección y pensar en nuestros propios tiempos, en cómo trabajamos mejor para adaptarnos a ello.

8. No renovar tus habilidades

En un momento en que cada día salen nuevas aplicaciones, nuevas herramientas y actualizaciones constantes, es muy ingenuo pensar que lo que conocemos, por bueno que sea, será siempre lo mejor.

Es vital nunca dejar de aprender cosas nuevas, conocer todas las actualizaciones de nuestras aplicaciones y servicios, cuestionarnos si lo que hemos usado o hecho durante años ya no es lo más adecuado.

Skills

En caso de no hacerlo, no sólo podríamos estar desperdiciando tiempo, esfuerzo y energía, sino que en cualquier momento podríamos quedar obsoletos como profesionales a causa de la negación o el desinterés por seguir aprendiendo. Lee artículos, sigue a gente interesante de tu profesión en redes sociales y mantente al tanto de lo que se está discutiendo en cada momento.

9. Dar rienda suelta a tu atención

Paul Dolan dice en Happiness by Design que la felicidad es determinada por cómo ubicamos nuestra atención. Aquello a lo que atendemos dirige nuestro comportamiento, determina quienes somos y es un factor importantísimo en nuestra felicidad.

La atención es un recurso finito. Si dedicamos 10 minutos a ver vídeos en YouTube, dejamos de dedicarlos a cualquier otra cosa. Aparte, 10 minutos pueden definir o dar forma a nuestro día, y pueden tener una influencia enorme no sólo en nuestra productividad, sino en nuestro estado de ánimo general.

Focus

Es importante que valoremos nuestra atención y nuestro tiempo, que no dejemos que nuestra atención vaya saltando de un estímulo a otro sin control. Al echar la vista atrás, no es agradable sentir que se ha perdido el tiempo.

Invirtamos tiempo en analizar cómo somos para encontrar por donde flaqueamos y qué desencadena nuestra distracción. No basta solo con definirlas, es necesario empezar a tomar medidas concretas para no caer en la procrastinación permanente.

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Asumo que hayas leído este artículo sobre productividad por las mismas razones por la que yo dedico tanto tiempo a leer sobre ello. Por eso, y porque creo profundamente en la idea de que “sharing is caring”, comparto abiertamente todo los métodos y consejos que he aprendido y que realmente me han ayudado a mejorar. Cuéntanos tú también qué métodos usas, si te has sentido identificado con algunos de los errores comunes que planteo o si has logrado modificar comportamientos similares que limitaban tu productividad.