7 razones por las que tu email de follow-up no es efectivo

Si acabas de salir de una entrevista de trabajo, has conocido a un contacto interesante o has mantenido una fructífera reunión con un cliente potencial, seguro que sabes que el siguiente paso esencial es elaborar un buen email de follow-up.

Se trata de la forma más sencilla de mantener el interés de esa persona en tu negocio y dar un paso más para alcanzar tu objetivo, ya sea cerrar una venta, conseguir un trabajo o atraer nuevos colaboradores.

Pero, ¿cómo asegurarnos de que ese email de seguimiento tiene el impacto que perseguimos – o como mínimo es leído en primer lugar?

En MailTrack trabajamos diariamente con un gran número de mensajes y sabemos algunos trucos sobre cuál es la mejor forma de escribirlos. Como parte de nuestro esfuerzo continuo por mejorar la experiencia con el correo electrónico, vamos a enseñarte cómo escribir mensajes que generan el impacto adecuado. Pero antes, analicemos qué estás haciendo mal. Hemos creado una lista con los errores más comunes, e incluido algunas herramientas online para ayudarte a evitarlos.

Si tus mensajes de follow-up no obtienen los resultados esperados, probablemente sea por una de estas razones:

1. Estás siendo muy agresivo

Intenta no ser demasiado agresivo en tu email de follow-up

 

Si un buzón está repleto de propuestas de venta, es muy probable que el cliente ignore cualquier mensaje que tenga este formato, incluso aunque se trate de lo que realmente necesita.

Parece contradictorio, pero los asuntos llamativos que buscan la atención del receptor muchas veces provocan el efecto opuesto. Aléjate de asuntos como “Oportunidad para toda la vida” o “Soy el candidato que buscas”, apuesta por algo más sencillo y humano.

Algo como “Seguimiento de nuestra reunión” o “Ha sido genial conocerte” son títulos sencillos y prácticos que merecen, como mínimo, ser abiertos.

Cuando redactes el contenido de tu mensaje de follow-up, recuerda que la razón para contactar no es solo venderte a ti o a tu negocio, sino también construir una relación. Tu mensaje debería crear una relación a nivel personal y hacer que tu contacto tenga ganas de seguir conversando. Sé tú mismo, muestra tu personalidad y tus debilidades.  No seas demasiado agresivo. Hagas lo que hagas, nunca utilices TODO MAYÚSCULAS, ya que el lector puede pensar “esta persona me está gritando” o “seguramente esta persona me está vendiendo algo que no necesito”.

2. Eres un cliché

Es importante saber cómo escribir de manera auténtica

 

Es muy probable que la persona a quién estás escribiendo reciba docenas, o incluso cientos de mensajes al día. Si no consigues destacar, tu mensaje acabará en el purgatorio de los mensajes, rodeado por la última newsletter de ex alumnos y la venta relámpago de una tienda.

Un trabajador medio dedica 13 horas a la semana a responder mensajes. Es decir, el 28% de la semana o 650 horas al año. Esto hace completamente necesario que seas uno de los que vale la pena responder.

Algunos mensajes típicos que es fácil pasar por alto:

“Me gustó mucho su presentación. ¿Estaría disponible para tomar un café y hablar más a fondo” (Problema: ¿Qué beneficio obtienen ellos?)

“Revisando nuestra última conversación, me pregunto si tiene alguna duda o tema que le preocupa” (Problema: si nada les preocupa, no hay motivo para responder)

Te sorprenderías de los beneficios que un pequeño esfuerzo personalizando tu mensaje puede generar. Una forma rápida de conocer a un contacto es usar la práctica extensión Connectifier, que busca en internet cualquier información de redes sociales compartida por ese contacto y la muestra en una práctica barra en el lateral de la pantalla.

Al escribir tu mensaje de seguimiento, basta con echar un vistazo a la barra lateral. ¿Compartís contactos en común? ¿Te interesan los posts que han escrito? ¡Menciónalo! Al empezar a crear una relación con alguien, estás dando pasos de gigante para convertirte en un contacto de confianza.

3. Te falta una llamada a la acción

Un buen email de seguimiento hace que la gente se mueva

Un buen email de follow-up debe hacer que el lector redacte mentalmente la respuesta mientras lo está leyendo. ¿Cómo puedes conseguirlo? Añade un poco de urgencia al mensaje. Si no obtienes respuesta el primer día, las posibilidades de recibirla se reducen dramáticamente.

Muchas veces el objetivo es organizar una reunión con la persona en cuestión. Incluir como sugerencia la hora de reunión en tu mensaje es una muy buena forma de obtener la respuesta oportuna. Si lo dejas abierto y dices “Dígame cuando le va bien que nos reunamos”, es fácil que el contacto decida no responder e incluso que la reunión nunca tenga lugar.

En lugar de eso, sé específico y pregunta “¿Podríamos quedar para tomar un café el viernes por la mañana? Alrededor de las 11 sería perfecto para mí”

Si el o ella están libres esa mañana, cabe la posibilidad de que digan que sí. Y si no lo están, al menos estarán dispuestos a responderte sugiriendo otro momento.

Una app que puede ser útil en este tipo de situaciones es Accompli para iPhone, que te permite compartir de forma rápida cuándo estás disponible y también programar reuniones desde dentro de tu email.

4. Estás divagando

Menos es más - y lo sabes

¡Ve al grano! Cuando hablamos del mundo del email, menos es siempre más. Nada como un gran bloque de texto para que tus lectores digan “Leeré esto más tarde”

Dí lo que quieres con el menor número de palabras posible. Para compartir más información, añade un enlace o un documento adjunto.

Si tiendes a pasar demasiado tiempo intentando crear el mensaje perfecto, la herramienta de seguimiento en tiempo real que ofrece Postbox app puede ser justo lo que necesitas. Su cronómetro y contador de palabras ajustable te ayudan a contar con mayor disciplina al redactar mensajes, algo que tanto tú como los receptores de tu mensaje seguro agradeceréis.

5. Tus mensajes de follow-up llegan demasiado tarde

El tiempo es tan importante como lo que escribes en tu email de follow-up

Si trabajas en ventas, probablemente sabes que si envías un mensaje de seguimiento los 5 minutos siguientes existen nueve veces más probabilidades de que convierta. Para quienes no trabajan en ventas, queda demostrado asimismo que las personas son más propensas a responder a tu email de follow-up cuando el encuentro es muy reciente.

Por esta razón, si envías un mensaje de seguimiento tras una entrevista, deberías hacerlo en un plazo de 24 horas, no cuando tengas un momento libre en los días posteriores.

También es importante el hecho de que al recibir una respuesta al mensaje de follow-up, necesitas poder responder de forma inmediata. Aquí es donde entra Sanebox. Se trata de una app diseñada para que consigas el Santo Grial del email: tu bandeja de entrada a cero.

Cuenta con carpetas “snooze”, carpetas independientes para mensajes cc y una funcionalidad de agujero negro para hacer “desaparecer” direcciones de correo no deseadas. Pronto verás que puedes enfrentarte a tu bandeja de correo día a día, en mejor situación para responder a esos mensajes en los que el tiempo es importante.

6. Te rindes demasiado pronto

¡Vamos, puedes hacerlo!

 

Nadie quiere ser ese tipo. Este chico. Aquél que no pilla las indirectas y sigue insistiendo. Pero, por culpa de un miedo injustificado a violar alguna de las reglas de la etiqueta del email, mucha gente se rinde demasiado pronto.

Un poco de perseverancia suave consigue muchas veces maravillas. La gente está ocupada. No solo porque no responda a tu primer mensaje de seguimiento debes pensar que está todo perdido. No te preocupes porque pueda resultar molesto enviar más de un mensaje de follow-up. Mientras puedas evitar el resto de puntos mencionados en esta lista, debes estar tranquilo.

La extensión MailTrack para Gmail te permite ver cuándo se han leído tus mensajes y también si tus contactos vuelven a abrirlos en más de una ocasión. Esto te da la oportunidad de saber si la persona está interesada en lo que tienes que decirle. Puede que el receptor sufriera una distracción es ese preciso instante o quizás el mensaje de respuesta se encuentra a medio redactar en la sección “Borradores”. No lo sabemos, pero lo que sí sabemos es que si no envías un mensaje de seguimiento posterior, existen posibilidades muy altas de que la oportunidad recaiga en la persona que sí lo haga.

Existe una gran probabilidad de que obtengas una respuesta a un segundo mensaje si el primero no fue respondido. El esfuerzo tiene que valer la pena.

Si el email no funciona y no obtienes respuesta alguna, no tengas miedo de coger el teléfono. ¿Sabes qué hay peor que estar enfadado? Perder una oportunidad.

7. No estás aprendiendo de tus errores

Una parte importante del arte de los emails de follow-up es la insistencia

 

Analizar lo que funciona para ti y lo que no es una gran práctica en cualquier ámbito de la vida. El problema respecto a los emails es que muchas veces no existe ningún tipo de feedback en lo que la gente prefiere y lo que no. Aquí es donde entra la aplicación Unreplied. Esta app comprueba el correo electrónico por la noche y etiqueta todos los mensajes que no has sido respondidos.

Si te interesa comprender por qué no te responden, vuelve a leer los mensajes que has enviado desde un punto de vista crítico. Comprueba qué es lo que podrías haber hecho mal, compártelo también con un compañero o amigo de confianza. Deberías poder encontrar frente a ti la respuesta a por qué tus mensajes no están siendo respondidos.

Diseccionando los mensajes de follow-up

Hola Bob,

  1. Haz referencia a dónde os habéis conocido y, en caso de que sea importante, quién os puso en contacto. ¡El “Name dropping” nunca está de más!

Mark Zuckerberg nos presentó ayer en el evento de Networking Emoto3.0. Mencionaste que tu compañía, Smile Co., está buscando a alguien con experiencia en emojis.

  1. Véndete, pero sé breve. Adjunta material relevante para respaldar tus afirmaciones (CV, muestras de trabajo, folletos de venta)

Estoy trabajando para Emoji Inc., donde he tenido la posibilidad de manejar más emojis que nadie en la historia. Adjunto encontrarás mi CV que incluye más detalles sobre mi experiencia y logros.

  1. Sé claro sobre el propósito de tu correo electrónico de seguimiento

Actualmente estoy en busca de oportunidades para progresar en mi carrera.

  1. Demuestra que sabes algo acerca de tu contacto o su negocio. Cuanto más específico seas, mejor.

Es realmente impresionante ver que tu empresa ha alcanzado el número tres del sector en tan sólo dos años. Fue un movimiento muy inteligente empezar a usar redes.

  1. Incluye una llamada a la acción que requiera de una respuesta rápida.

¿Podríamos reunirnos el martes o el miércoles de la próxima semana por la tarde? Me encantaría encontrarnos para hablar de oportunidades en Smilo Co.

Saludos,

Johnny Followupper

 

En conclusión…

Si has estado cometiendo alguno de estos errores, no te preocupes. Todavía se pueden cambiar. La única cosa peor que escribir un mal mensaje de seguimiento es, simplemente, no hacerlo.

Y recuerda, a veces no es culpa tuya – es de ellos. Por ejemplo, sólo el 18% de las compañías presentes en Fortune 100 envían un mensaje a los candidatos cuando una posición ya ha sido cubierta.

En ocasiones hay que aceptar que, definitivamente, no va a funcionar. Por lo menos no esta vez. Pero no te preocupes, habrá otra oportunidad esperando a la vuelta de la esquina. Piensa que ahora que sabes cómo escribir un mensaje que tenga un impacto real, estás más preparado que nunca.