7 motivos por que seu email de follow-up não funciona

Se você acabou de fazer uma entrevista de trabalho, conseguiu fazer um contato interessante, ou fez uma ótima reunião com um cliente em potencial, você sabe que um email de follow-up bem feito é um próximo passo essencial.

É uma forma simples de fazer com que seu negócio ou marca fique na mente do seu contato, não importa se você está fechando um negócio, buscando um emprego ou atraindo novos colaboradores.

Mas como ter certeza de que seu de follow-up terá o impacto esperado — ou que seja simplesmente lido?

Em Mailtrack, lidamos muito com emails, e sabemos algumas coisas sobre como escrevê-los. De acordo com nosso compromisso de melhorar a experiência com o correio eletrônico, mostraremos aqui como escrever um email que obtenha o impacto correto. Mas primeiro, vejamos o que você pode estar fazendo errado. Fizemos uma lista de deslizes comuns com os emails de follow-up, com algumas ferramentas online que ajudam a evitá-los.

Se você não está conseguindo alcançar seus objetivos com seus emails de follow-up, provavelmente você está enfrentando um destes problemas:

1. Você está sendo agressivo demais

Não exagere no tom de vendedor em seus emails de follow-up

 

Quando a caixa de entrada está cheia de gente tentando vender alguma coisa, se você é mais um, é difícil se destacar — mesmo que seu email tenha informação relevante para o destinatário.

Pode não parecer, mas assuntos de email muito chamativos e muito marketeiros podem ter um efeito contraproducente. Evite exageros do tipo “A oportunidade da sua vida” ou “Sou o candidato que você busca”, e tente assuntos mais simples e humanos.

Títulos do tipo “Follow da nossa reunião” ou “Um prazer conhecê-lo” são mais diretos, e têm mais chance de serem abertos por estarem contextualizados.

Ao escrever o corpo do seu email de follow-up, lembre seu destinatário o motivo pelo qual é importante que vocês mantenham um relacionamento para além do negócio ou objetivo final. A mensagem deve manter um tom pessoal, e inspirar seu contato a continuar a conversa. Seja você mesmo, e mostre personalidade. Cuidado no exagero ao tentar vender sua ideia. E NUNCA ESCREVA COM MAIÚSCULAS, já que o leitor pode achar que você está gritando ou sendo agressivo com ele.

2. Você está sendo cliché

É importante entender como escrever um email realmente autêntico

 

É provável que seu contato já esteja inundado por dezenas, talvez centenas de correios eletrônicos diariamente. Se você não tentar se destacar de alguma forma, vai acabar no purgatório dos emails, prensado entre as newsletters e as últimas promoções das lojas de departamento.

O trabalhador médio gasta 13 horas por dia respondendo emails. Isso corresponde a 28% da nossa semana, ou 650 horas ao ano. Se sua mensagem for só mais uma, será quase impossível que seu destinatário queira dedicar tempo para respondê-la.

Aqui estão algumas mensagens que apelam pouco ao seu leitor:

“Gostei da sua apresentação. Você teria disponibilidade para um café para conversarmos mais?” (Problema: O que o destinatário teria a ganhar com isso?)

“Estava dando uma revisada na nossa última conversa e queria saber se você tem alguma pergunta” (Problema: Se ele não tiver dúvidas, provavelmente não terá que responder seu email)

Na verdade, personalizar uma mensagem não requer muito esforço. Uma forma fácil é fazer uma rápida pesquisa sobre seu contato com uma extensão chamada Connectifier, que busca informação sobre seu destinatário na internet e a coloca numa barra lateral ao lado do seu programa de email.

Quando você estiver escrevendo seu follow-up, dê uma olhada na barra lateral. Será que vocês têm algum contato em comum? Encontrou alguma publicação interessante sua? Comente isso! Construir um relacionamento, em vez de simplesmente conseguir uma resposta, é a melhor maneira estabelecer uma comunicação de confiança.

3. Você não está usando um call to action

Os melhores emails de follow-up fazem as pessoas agir

Um bom email de follow-up convida o destinatário a imaginar uma resposta já em sua leitura. Como fazer isso? Dê um tom de urgência à mensagem. A probabilidade de que um correio eletrônico seja respondido depois das 24h de envio é baixa.

Às vezes, é verdade que tudo que você precisa é confirmar uma reunião. Mas incluir uma sugestão de dia e hora no seu email aumenta a probabilidade de resposta. Se você só escrever “avise por favor quando podemos nos ver”, o trabalho de propor uma hora de encontro recai sobre seu destinatário, e as chances de que ele se interesse diminuem.

Em vez disso, seja específico: “Você gostaria de tomar um café na sexta de manhã? Perto das 11h seria perfeito para mim”. Se seu contato estiver disponível naquela manhã, há mais probabilidade de que ele diga “sim”, ou que pelo menos reconheça seu esforço de organização e proponha outra hora.

4. Você está enrolando

Menos é mais -- e você sabe

Vá direto ao ponto! No mundo do email, menos é mais. Nada como um bloco enorme de texto para fazer que as pessoas digam “depois eu leio isso”.

Diga o que você tenha que dizer com o mínimo de palavras. Se quiser adicionar mais informação, inclua links ou anexos.

Se você tende a dedicar tempo excessivo em escrever o “email perfeito”, a funcionalidade de rastreio em tempo real do Postbox pode ser o que você precisa. O app tem um contador de palavra e cronômetro que ajuda você a se disciplinar na hora de escrever um email — algo que tanto você quanto a pessoa que recebe as suas mensagens vão agradecer.

5. Seu email de follow-up chega tarde

O controle do tempo é importante na hora de escrever emails de follow-up

Se você trabalha com vendas, provavelmente sabe que fazer um follow-up rápido aumenta as chances de converter o contato em venda. A dica é boa inclusive para as pessoas que não trabalha vendendo: as pessoas tendem a ser mais receptivas com follow-ups que estão frescos em sua mente.

É por isso que, por exemplo, um email de follow-up de uma entrevista deve ser feito até 24 horas depois do encontro, e não quando você encontra um tempinho dias depois.

Pelo mesmo motivo, você deve cuidar das respostas ao seu follow-up o mais rápido possível. E é aqui que o Sanebox é uma mão na roda. Trata-se de um app para ajudá-lo a alcançar o Santo Graal do mundo do email: a caixa de entrada zero.

O Sanebox inclui a pasta de snooze, uma seção separada com os emails para vários destinatários, e uma funcionalidade que se chama “buraco negro”, que ajuda a fazer com que você dê sumiço aos endereços de email indesejados. Com o tempo, você vai lidar melhor com sua caixa de entrada, e se encontrará em melhor situação para responder mensagens que precisam de uma ação rápida.

6. Você está desistindo rápido

Você vai conseguir!

Ninguém quer ser esse cara da foto. Ou este cara. Aquela pessoa que sempre encontra uma maneira de desistir. E no caso do correio eletrônico, muitos pensam deixar o esforço para lá, com medo de violar alguma regra de etiqueta de email.

Um pouco de perseverança pode fazer maravilhas. Lembre-se que as pessoas estão ocupadas. Se um destinatário não responde um follow-up de primeira, isso não quer dizer que tudo está perdido. Não fique preocupado em atrapalhar na hora de insistir com mais um email: se você estiver considerando as recomendações deste post, não deverá encontrar problema algum.

Com a extensão MailTrack, você pode ver não só que emails foram lidos, mas também quando a mensagem foi lida mais de uma vez. Nestes casos, há mais probabilidade de que seu destinatário esteja interessado no que você tem a dizer. Talvez ele não tenha respondido antes porque recebeu seu email quando estava lidando com alguma coisa importante. Ou até começou a redigir a mensagem, mas guardou ela na pasta de rascunho. A gente nunca sabe, mas lembre-se: se você não fizer o follow-up, outra pessoa pode fazer e levar sua oportunidade.

Se o email não está funcionando e você precisa de uma resposta, não hesite em usar o telefone. Sabe o que é pior do que ser chato? Perder uma oportunidade.

7. Você não está aprendendo com seus erros

An important part of the art of the follow-up email is repetition

Analisar o que funciona e não é um princípio importante de qualquer coisa que fazemos na vida. O problema com os emails é que quase nunca conseguimos receber feedback do que as pessoas gostaram e não neles. É aqui que entra o Unreplied. Esse app faz uma varredura de seus correios eletrônicos durante a noite e coloca etiquetas nas mensagens que não receberam resposta ainda.

Se você quer entender por que não está recebendo respostas, releia os emails que você enviou com um olhar crítico. Identifique suas falhas, peça a opinião de pessoas de confiança. Nessa troca, talvez você descubra que a razão pela qual você não está recebendo respostas estava na sua frente o tempo todo.

 

Dissecando o email de follow-up

Oi, Thiago,

  1. Lembre-o sobre como vocês se conheceram e, se for pertinente, quem pôs vocês em contato. Usar nomes familiares nunca dói!

O Mark Zuckerberg apresentou a gente ontem durante o evento Emoto3.0. Você comentou que sua empresa, a Sorriso SA, está buscando um profissional com experiência em emojis.

  1. Venda-se, mas seja breve. Inclua material relevante (currículo, exemplos de trabalho, matéria profissional).

Eu trabalho atualmente na Emoji SA, onde me tornei uma referência do mundo dos emojis. Encontre meu currículo em anexo para mais detalhes sobre minha experiência e objetivos alcançados.

  1. Seja claro quanto a seu propósito com seu email de follow-up.

Estou atualmente procurando oportunidades para progredir na minha carreira com emojis.

  1. Mostre que você sabe algo sobre seu contato ou negócio. Quanto mais específico, melhor.

Chama realmente a atenção que sua empresa seja a número três do setor apenas dois anos depois do seu lançamento. Usar as redes sociais foi uma grande ideia!

  1. Inclua um call to action que exija uma resposta rápida.

Você estaria disponível para uma reunião na terça ou quarta à tarde na próxima semana? Eu adoraria poder encontrar e discutir novas oportunidades na Sorriso SA.

Atentamente,

Antônio do Follow-Up

 

Concluindo…

Se você vem cometendo algum destes erros, não se preocupe. Nunca é tarde para mudar. A única coisa pior do que escrever um follow-up ruim é nunca usá-los.

E lembre-se: às vezes a culpa não é sua. Por exemplo, apenas 18% das empresas da Fortune 100 enviam email a seus candidatos de trabalho depois que suas vagas foram preenchidas. Algumas vezes, você terá que aceitar o fato de que a tentativa não será bem-sucedida. Mas não se preocupe, sempre existirá outra oportunidade. E agora que você sabe como escrever um email que terá resultados concretos, você estará mais bem preparado do que nunca.