Cómo configurar una dirección de correo electrónico profesional con Gmail (y 5 apps para ser un ninja del email)

  • Una dirección de correo electrónico profesional es el primer paso en la construcción de una imagen online seria, fiable y de buena reputación para tu empresa o proyecto.
  • Conseguir un formato de email profesional es más fácil de lo que piensas – y gracias a Google puedes usarlo en un entorno que ya te es familiar: Gmail.
  • Configura tu Gmail profesional en 10 minutos y compleméntalo con las mejores apps para sacarle todo el partido al correo electrónico.

Una dirección de correo electrónico profesional es esencial para tu imagen

Siempre me ha sorprendido la poca importancia que algunas empresas y profesionales autónomos le dan a su imagen online. Hoy en día, tener una presencia en Internet cuidada es tan importante como mantener limpio el local de tu negocio, o tratar a tus clientes con educación.

La reputación online es tan importante en estos tiempos, que puede contribuir a incrementar tus ingresos. Pero no se trata sólo de vigilar lo que digan de ti en redes sociales, y tener una buena atención al cliente. Construir la identidad digital de tu negocio en Internet empieza por detalles tan básicos como una dirección de email profesional.

Porque no es lo mismo contactar con pintorjosebarato@hotmail.com que hacerlo con info@pinturasjose.com, ¿verdad? ¿Cuál te da más sensación de seriedad? ¿Cuál crees que transmite más profesionalidad?

Tener un formato de correo electrónico profesional, una dirección de correo electrónico adecuada para tu negocio, es más fácil de lo que piensas. Y además ahora puedes gestionarla mediante un sistema que quizás ya te sea familiar: Gmail.

Gracias a Google Apps for Work, puedes integrar un email con dominio personalizado (tipo @tuempresa.com) en el entorno de Gmail, aprovechando todas las ventajas del correo electrónico de Google, pero manteniendo tu marca – y de paso, dando una imagen online cuidada y muy profesional.

 

Configurando Google Apps for Work para tu dirección de correo electrónico profesional

Google Apps for Work no es sólo Gmail; son las herramientas de Google (Apps de Google Drive, Hangouts, Documentos…) puestas al servicio de tu empresa, para que las puedas utilizar en un entorno profesional. Para empezar a usarlas, es necesario rellenar un pequeño formulario, dividido en tres pasos.

Un requisito imprescindible, eso sí, es que tengas un dominio personalizado, de tipo tuempresa.com. Si lo tienes, Google Apps for Work te pedirá que verifiques que eres el propietario; si no, te ayudará a comprarlo desde el mismo proceso de configuración.

Google Apps for Work

Una vez creada tu cuenta, puedes empezar a usar Gmail con tu dirección de correo profesional, además de todas las otras herramientas de Google. Si tienes cualquier problema durante la configuración, dispones de amplia documentación online para ayudarte.

 

¿Por qué usar Gmail para tu negocio?

La principal ventaja de usar Gmail para tu dirección de email profesional es que no necesitas aprender a usar una nueva aplicación de correo: es como tener tu Gmail “de siempre”, sólo que usándolo para el trabajo, con tu dirección del trabajo.

Es más: si lo prefieres, lo puedes configurar fácilmente en tu cliente de email de escritorio favorito, como por ejemplo Microsoft Outlook.

Con Google Apps for Work, puedes tener tu Gmail profesional, o cualquier otro servidor

También disfrutas de las mismas funciones que tenías hasta ahora en Gmail: etiquetas para clasificar tus mensajes, organización automática de bandeja de entrada, cifrado de mensajes y un potente filtro anti-spam, entre otras.

Además, usar Gmail como dirección de email profesional tiene PREMIO: ganas más espacio de almacenamiento en la nube, asistencia telefónica 24/7… y te libras de la publicidad.

¿No estás seguro de si te conviene o no? No pasa nada: puedes probarlo gratis durante 30 días con un máximo de 10 usuarios, y si te convence, no tienes más que elegir el plan que más se adapte a tus necesidades.

 

Las mejores apps para gestionar tu correo profesional

Google Apps for Work lo pone muy fácil a la hora de conseguir una dirección de email profesional sin tener que hacer un gran desembolso, instalar un nuevo sistema informático o aprender a usar aplicaciones nuevas.

Pero aunque Gmail ya es de por sí una gran herramienta de gestión de correo electrónico, siempre se puede mejorar con las aplicaciones adecuadas. Con ellas podrás organizar mejor tus mensajes, seguir de cerca todas tus tareas y aumentar tu productividad. Éstas son algunas que te recomendamos:

 

1. Aplicación para Monitorización de Emails: Mailtrack

En esta lista no podía faltar MailTrack, una herramienta monitorización de correos con la que ganas mucho tiempo en la gestión diaria de tus emails. Gracias a ella, podrás saber si el recipiente de tu mensaje lo ha abierto o no.

Mailtrack se instala como una extensión de Chrome, y es muy fácil de usar. Y si buscas funciones profesionales, como informes diarios de apertura o integración con diversos CRM, puedes probar su versión Mailtrack for Work.

 

2. Aplicación para listas de tareas: Sortd

Sortd se define como una skin para Gmail que transforma los correos en tareas, y te permite organizarlas en una serie de listas flexibles para saber qué tienes pendiente, qué es urgente, qué depende de otras personas…

De esta forma, tus emails, tareas y prioridades conviven en una única interfaz, donde puedes organizar elementos arrastrándolos de un lado a otro, y no pierdes nunca las cosas importantes de vista.

 

3. Aplicación para desuscribirse de correos: Unroll.me

Una de las cosas que más tiempo nos hace perder a veces es el spam: ofertas de viajes, de gadgets, de ropa, de restaurantes y todos esos emails a los que no recuerdas haberte apuntado… ¡pero que llegan igual!

Unrollme

Con Unroll.me puedes desuscribirte de todas esas newsletters de forma muy rápida y cómoda. Te registras, ves una lista de todos los emails a los que estás apuntado, y te borras de los que no te interesen con un clic. ¡Listo!

 

4. Aplicación para administración de tareas: Todoist

Además de existir de forma independiente para todas las plataformas, Todoist es una aplicación de tareas que puede también integrarse directamente con Gmail.

Administración de tareas

Con ella puedes convertir determinados emails en tareas para añadirlos a tu lista, compartirlas con otras personas, ponerles fecha límite… todo ello sin abandonar la interfaz de Gmail, sincronizado y accesible desde cualquier otra plataforma.

 

5. Aplicación para acceder Gmail sin conexión: Gmail Offline

No siempre se tiene acceso a Internet, pero eso no quiere decir que tengas que quedarte sin acceso al correo electrónico. Gracias a la extensión Gmail Offline podrás acceder a tu correo, aunque no tengas Internet.

Así, si estás metido varias horas en un avión, o no tienes un Wifi público a tu alcance, puedes seguir contestando emails sin problemas. Todas las acciones realizadas mientras no haya conexión se sincronizarán al recuperarla.

Gmail Offline

Así, si estás metido varias horas en un avión, o no tienes un Wifi público a tu alcance, puedes seguir contestando emails sin problemas. Todas las acciones realizadas mientras no haya conexión se sincronizarán al recuperarla.

 

Como ves, construir una identidad profesional en Internet para tu negocio o para tu proyecto personal como autónomo está al alcance de tu mano, y es más fácil de lo que parece. Empieza hoy mismo creando tu dirección de email profesional en Gmail, y da el primer paso hacia una imagen online profesional, seria y fiable.