Como configurar um endereço de email profissional com o Gmail (e 5 aplicativos para ser um ninja do email)

  • Um endereço de email profissional é o primeiro passo na construção de uma imagem online séria, fiável e de boa reputação para a sua empresa ou projeto.
  • Conseguir um formato de email profissional é mais fácil do que você imagina – e graças ao Google, é possível usá-lo em um ambiente familiar: o Gmail.
  • Configure seu Gmail profissional em 10 minutos e complemente-o com os melhores aplicativos para tirar o máximo proveito do email.

Um endereço de email profissional é essencial para a sua imagem

Sempre fico surpreendida com a pouca importância que algumas empresas e profissionais autônomos dão às suas imagens online. Hoje em dia, ter uma boa presença na Internet é tão importante quanto manter limpo seu local de trabalho ou tratar seus clientes com educação.

A reputação online é tão importante atualmente que pode ajudar a aumentar seu rendimento. Porém, não se trata apenas de vigiar o que as pessoas dizem sobre você nas redes sociais, ou ter um bom atendimento ao cliente. Construir a identidade digital do seu negócio na Internet começa por detalhes tão básicos como um endereço de email profissional.

Porque não é a mesma coisa entrar em contato com alguém através do email pintorjosebarato@hotmail.com que com comparação info@pinturasjose.com, não é? Qual deles mostra mais seriedade? Qual você acredita que transmite mais profissionalismo?

Ter um formato de email profissional, um endereço de email adequado para o seu negócio, é mais fácil do que você imagina. Além disso, agora você pode administrá-lo através de um sistema que talvez já seja familiar: o Gmail.

Graças ao Google Apps for Work, é possível integrar um email com domínio personalizado (como @suaempresa.com) no ambiente do Gmail, aproveitando todas as vantagens do email do Google, e mantendo a sua marca – transmitindo assim uma imagem online elegante e muito profissional.

 

Configurando o Google Apps for Work para o seu endereço de email profissional

O Google Apps for Work não se trata apenas do Gmail; trata-se das ferramentas do Google (Apps de Google Drive, Hangouts, Documentos…) postas ao serviço da sua empresa, para poder utilizá-las em um ambiente profissional. Para começar a usá-las, é necessário preencher um pequeno formulário, dividido em três passos.

Um requisito imprescindível é ter um domínio personalizado, semelhante a suaempresa.com. Caso o tenha, o Google Apps for Work pedirá que você verifique que é o dono; se não, ele mesmo ajudará a comprar um a partir do mesmo processo de configuração.

Google Apps for Work

Uma vez criada a conta, você pode começar a usar o Gmail com o seu endereço de email profissional, além de todas as outras ferramentas do Google. Caso tenha qualquer problema durante a configuração, existe uma ampla documentação online para ajudar você.

 

Por que usar o Gmail para o seu negócio?

A principal vantagem de usar o Gmail para o seu endereço de email profissional é que você não precisa aprender a usar um novo aplicativo de email: é como ter o seu Gmail “de sempre”, só que usando seu endereço de trabalho.

Além disso, se preferir, você pode configurá-lo facilmente no seu cliente de email favorito, como por exemplo o Microsoft Outlook

Com o Google Apps for Work, você pode ter seu Gmail profissional ou qualquer outro servidor

Você também desfrutará das mesmas funções que tinha até agora no Gmail: marcadores para classificar suas mensagens, organização automática da caixa de entrada, encriptação de mensagens, um potente filtro anti-spam, entre outras.

Além disso, usar o Gmail como endereço de email profissional tem uma RECOMPENSA: você ganha mais espaço de armazenamento na nuvem, assistência telefônica 24/7… e as publicidades são removidas.

Não tem certeza de que se é conveniente ou não? Não se preocupe: você poderá testá-lo gratuitamente durante 30 dias com um máximo de 10 usuários. Se for convencido do serviço, você só precisará escolher o plano que mais se adapte às suas necessidades.

 

Os melhores aplicativos para administrar seu email profissional

O Google Apps for Work facilita bastante a tarefa de conseguir um endereço de correio eletrônico profissional sem ter que gastar muito, instalar um novo sistema informático ou aprender a usar aplicativos novos.

Porém, apesar de o Gmail já ser por si só uma grande ferramenta de gestão de emails, sempre é possível melhorá-lo com os aplicativos adequados. Com eles, você poderá organizar melhor suas mensagens, acompanhar de perto todas as suas tarefas e aumentar sua produtividade. Estes são alguns exemplos que recomendamos:

1. Aplicativo para Monitoramento de Emails: Mailtrack

Nesta lista não poderia faltar o MailTrack, uma ferramenta de email tracking com a qual se ganha muito tempo na gestão diária dos seus correios eletrônicos. Graças a ela, você poderá saber se o destinatário abriu sua mensagem ou não.

O Mailtrack é uma extensão do Chrome, e é muito fácil de usar. Caso esteja procurando funções profissionais, como relatórios diários de abertura ou integração com diversos CRM, você pode testar a versão completa de Mailtrack.

 

2. Aplicativo para listas de tarefas: Sortd

Sortd se define como um skin para o Gmail que transforma os emails em tarefas e lhe permite organizá-las em uma série de listas flexíveis para saber o que você tem pendente, o que é urgente, o que depende de outras pessoas, etc.

Dessa forma, seus emails, tarefas e prioridades convivem em uma única interface, onde pode organizar os elementos arrastando-os de um lado a outro, e você nunca perde de vista as coisas importantes.

 

3. Aplicativo para cancelar a assinatura de emails: Unroll.me

Uma das coisas que mais nos faz perder tempo é o spam: ofertas de viagens, gadgets, roupas, restaurantes e todos esses emails que a gente se lembra de ter assinado… Mas que continuam chegando!

Unrollme

Com o Unroll.me, você pode cancelar a assinatura de todas essas newsletters de forma muito rápida e fácil. Registre-se e você verá uma lista de todos os emails aos quais está inscrito. Com um único clique, poderá apagar todos os que não tiver interessado. Pronto!

 

4. Aplicativo para administração de tarefas: Todoist

Além de existir de forma independente para todas as plataformas, o Todoist é um aplicativo de tarefas que também pode se integrar diretamente com o Gmail.

Administração de tarefas

Com ele, você pode converter determinados emails em tarefas para adicioná-las à sua lista, compartilhá-las com outras pessoas, determinar um prazo de entrega… Tudo sem sair da interface do Gmail, sincronizado e acessível a partir de qualquer outra plataforma.

 

5. Aplicativo para aceder o Gmail sem conexão: Gmail Offline

Nem sempre você tem acesso à Internet, mas isso não quer dizer que não possa acessar o correio eletrônico. Graças à extensão Gmail Offline, você poderá acessar seu email, mesmo quando não tiver Internet.

Gmail Offline

Assim, se estiver várias horas em um avião, ou se não tiver um Wi-Fi público ao seu alcance, você poderá continuar respondendo responder emails sem problemas. Todas as ações realizadas enquanto não há conexão serão sincronizadas ao recuperá-la.
Como você pode ver, construir uma identidade profissional na Internet para o seu negócio ou projeto pessoal como autônomo está ao seu alcance e é mais fácil do que parece. Comece hoje mesmo a criar seu endereço de email profissional no Gmail, e dê o primeiro passo para uma imagem online profissional, séria e fiável