O ‘certo’ e o ‘errado’ na hora de criar uma assinatura de email

  • Cada mensagem enviada com uma assinatura de email também funciona como uma oportunidade de marketing dentro de suas comunicações online.
  • Uma assinatura de email profissional deve manter um equilíbrio: ser refinada, mas não enfadonha; ousada, mas não ostentosa.
  • Esqueça os modelos-padrão de assinatura de email: siga estas diretrizes sobre como criar a melhor assinatura de email de negócios para você.

Uma assinatura de email é o seu cartão de visitas virtual. Ela funciona como um método profissional e conciso de divulgar sua empresa e seus funcionários, além de comunicar informações de contato essenciais.

Cada semana de trabalho, os funcionários de escritório passam uma média de 28% do tempo enviando e respondendo emails. Essa porcentagem notável de tempo dedicado ao emailing como tarefa perde apenas para o tempo de um funcionário gasto em deveres específicos de sua função. O relatório do McKinsey Global Institute sobre produtividade na nossa economia social aborda a necessidade de comunicações online e de melhorar a produtividade dos funcionários.

“Além de fazer você parecer mais profissional, uma boa assinatura pode servir como forma de identificação. Essa é uma ótima maneira de desenvolver interações pessoais e ganhar credibilidade e confiança de seus contatos”, afirma Orly Izhaki, CEO e cofundadora do Wisestamp (nossa entrevista com ela será publicada em breve).

Caso não saiba fazer uma assinatura e esteja em dúvida sobre o que incluir para adicionar um valor comercial a ela, vamos abordar o que você precisa ter em mente:

CERTO: Mantenha sua assinatura de email clara e simples

Nessa era digital, a facilidade de acesso à informação é uma necessidade. Sua assinatura de email de negócios deve ser clara e concisa. Crie assinaturas que listem o básico para garantir que tudo esteja legível. Não é necessário listar cada método de comunicação abaixo de cada email profissional que enviar. Use o bom senso e decida como prefere ser contactado.

Nada impede que você inclua números de telefone adicionais ou métodos de contato no corpo de um email quando isso for relevante. Não se esqueça de incluir o código do país para números de telefone se estiver conversando com um público internacional.

ERRADO: Não inclua seu endereço de email

Listar seu endereço de email profissional como parte das informações de contato em uma assinatura é redundante. Todos os destinatários do seu email podem simplesmente clicar em Responder. Existem outras informações importantes a serem incluídas na sua assinatura de email profissional: não use um espaço limitado para repetir o que está no topo da tela.

 

CERTO: Inclua links para redes sociais

Ao contrário de um cartão de visitas, uma assinatura de email permite que você utilize todas as suas contas online facilmente. Incluir links para os seus perfis sociais permite que os clientes e qualquer outra pessoa lendo seu email tenham uma noção completa da sua marca e presença. Essas dicas podem lhe ajudar a descobrir como fazer uma assinatura que convida os contatos a conhecer você e sua empresa.

Obviamente, use somente plataformas de redes sociais que sejam adequadas para o seu negócio e o seu cargo. Minimize a quantidade de espaço usado incorporando links em ícones ou imagens. Se optar por usar ícones ao criar uma assinatura de email, certifique-se de que sejam para os principais sites sociais como Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest e LinkedIn.

Surpreendentemente, a grande maioria das pessoas não inclui links de redes sociais em suas assinaturas, então é uma forma de se destacar! A rede mais popular para incluir é o Twitter, mas mesmo assim somente 7,2% das pessoas incluem um link do Twitter. De acordo com o Wisestamp, incluir links de redes sociais para o seu perfil pode aumentar seu alcance social em até 10%.

 

ERRADO: Não faça uma assinatura muito longa

Ninguém gosta de assinaturas de email que dominam o conteúdo do email. Saber como criar uma assinatura exige bom-senso. Estas quatro linhas são tudo o que você precisa:

  1. Nome
  2. Título, Empresa
  3. Informações de contato
  4. Links para redes sociais e/ou chamada à ação (CTA)

Além de ficar visualmente melhor, a simplicidade faz com que seja mais fácil para os seus contatos encontrar suas informações pessoais.

 

CERTO: Inclua uma chamada à ação (CTA)

Essa pode ser uma excelente maneira de promover algo que está acontecendo na sua empresa. Por exemplo, caso tenha um evento próximo que é aberto ao público geral, o final da sua assinatura de email é o lugar adequado para divulgá-lo. Só não se esqueça de atualizar ou remover o link quando este ficar desatualizado.

Add a Call to Action to your Email Signature

 

ERRADO: Não use diferentes estilos de assinatura dentro da mesma empresa

A empresa espera uma representação consistente por parte de seus funcionários. Da mesma forma que os cartões de visitas seguem padrões corporativos, as assinaturas de email profissionais também deveriam seguir. Crie assinaturas que possam ser usadas por todos seus funcionários.

Ter uma assinatura de email padrão em toda a empresa não é tão fácil quanto pode parecer, já que cada funcionário precisa montar a sua própria. Nem o Outlook nem o Gmail oferecem atualmente configurações para padronizar assinaturas de email de negócios.

Uma boa solução para isso no Gmail é o BetterCloud. É comum que os empregadores, principalmente os grandes, estabeleçam normas e requisitos para cada assinatura de email que representam a empresa ou organização. Alguns chegam a desenhar e fornecer um modelo de assinatura de email para os seus funcionários. Confira este exemplo da Universidade da Carolina do Norte.

 

CERTO: Torne-a visual

A assinatura de email da sua empresa pode ser uma excelente vitrine de criatividade. Os emails profissionais costumam ser threads monótonos de conversa de duas cores que enchem seu monitor. Para criar uma assinatura de email que se destaque, adicione uma linha de texto colorido ou o logotipo da sua empresa. Essas dicas podem ajudar a chamar atenção para o seu nome, título ou empresa sem ser uma distração para a conversa em curso.

Também se deve destacar que, de acordo com o Wisestamp, as assinaturas de email com uma foto do funcionário recebem 30% mais respostas do que as que não têm uma foto.

“Isso ajuda a criar um elemento pessoal para as suas interações por email, ajudando a estabelecer uma relação com a pessoa com a qual está se comunicando”, afirma Orly.

No entanto, tenha em mente que nem todos os leitores de email suportam fotos, e algumas pessoas preferem não usá-las. Certifique-se de que sua assinatura de email apareça de forma correta, mesmo que a imagem não saia corretamente.

 

ERRADO: Não estrague a formatação

Caso esteja criando uma assinatura de email dinâmica que inclua imagens ou uma formatação especial, veja se ela é visível na maioria dos clientes de email. É importante que a largura da assinatura não ultrapasse o que é visível para os seus leitores, e verifique se o tamanho das imagens aparece corretamente ao especificar a altura e largura no HTML do modelo da assinatura. Saber como criar uma assinatura significa usar HTML. Caso não esteja acostumado a trabalhar com HTML, talvez seja melhor usar um software que possa criar assinaturas para você.